Hvordan bruke matrix fra flere datamaskiner

Hvordan bruke Matrix fra flere PC-er?

Du kan med enkle løsninger sette opp Matrix til å kunne fungere fra flere datamaskiner. Noen løsninger er faktisk helt gratis og fungerer bra for mange. Vi presenterer her både synkroniseringsløsninger via internett og fjernstyringsprogrammer.

Innledning

Matrix er designet for virksomheter som har behov for å være en person av gangen inne i programmet. Dette strategiske valget er gjort for å minimere feilkilder. Likevel er det ingen hindringer i veien for å bruke Matrix fra flere PC-er. La oss nevne noen eksempler. Du har kanskje Matrix på kontoret, og vil gjerne gå inn på kvelden fra en annen PC hjemme – eller på hytta. Eller styret ønsker tilgang for å hente ut rapporter. Eller dere er flere som deler på oppgavene – en person fakturerer, en annen purrer og en tredje bokfører. Vi presenterer nedenfor de vanligste tekniske løsningene for å bruke Matrix fra flere PC-er.

Brukerne ødelegger ikke for hverandre
Er du redd for at de andre som du deler Matrix med går inn i programmet på samme tid som deg? Før man kommer inn i Matrix sjekker Matrix om det er andre brukere inne. Hvis det er det, får man melding om hvem som allerede er pålogget og man blir nektet tilgang.

Skrivebeskyttet versjon
Riktig nok kan bare en person være inne i fullversjonen av Matrix av gangen. men andre kan likevel gå inn i en skrivebeskyttet versjon. Dette gjør det mulig for flere å se, hente fakturakopier osv. selv om andre er pålogget samtidig.

Matrix avsluttes ved inaktivitet
Det kan være irriterende om man har glemt å avslutte Matrix på kontoret, når man sitter hjemme på kvelden og skal starte programmet. Derfor har vi laget en funksjon under menyen Vedlikehold / Innstillinger / Generelt og siden Funksjonalitet hvor du kan sette inn antall minutter Matrix er inaktivt før det avsluttes. Dermed frigis programmet igjen.

Alternativ 1) Synkronisering via internett

Dropbox leverer synkroniseringsløsninger mellom datamaskiner og “internettskyen”. Synkroniseringen skjer gjennom en mappe som Dropbox oppretter på din datamaskin. Alt du legger legger i denne mappen blir synkronisert til dropbox.com og de andre datamaskinene hvor du har installert Dropbox. Du kan bruke Dropbox for å dele dokumenter, bilder og filer mellom maskinene.

Les veiledning her: Hvordan flytte Matrix til Dropbox

Legg hele Matrix i Dropbox
Og du kan også bruke Dropbox til å dele Matrix. Ikke bare klientdataene, men også selve Matrix-programmet kan installeres i Dropbox-katalogen din. Dette er unikt for Matrix, og skyldes at alle filer er samlet under en og samme katalog. Dette står i kontrast til de fleste andre programmer, hvor program og data er spredt på flere steder på datamaskinen.

Ved å starte Matrix med programfilen Rs.exe direkte fra Dropbox, så vil alle datamaskiner hvor du har installert Dropbox bli oppdatert med de nyeste Matrix-filene. Du kan også dele visse mapper i Dropbox med andre, ved å høyreklikke på aktuell mappe, velge Dropbox og Share this folder. Dermed kan du dele Matrix med for eksempel andre styremedlemmer eller revisor.

Fullgod backupløsning (sikkerhetskopi)
Dropbox er en fullgod backupløsning, ettersom synkroniseringen skjer kontinuerlig. I tillegg skriver Dropbox på sine nettsider at du kan gå tilbake til tidligere versjoner av filer, helt tilbake til de siste 30 dagene. Så om du i vanvare sletter hele eller deler av Matrix-filene, så ligger fortsatt eldre versjoner tilgjengelig for nedlastning på Dropbox.com.

Vi anbefaler at alle våre kunder installerer Matrix i Dropbox. Det gir deg en online backup om uhellet skulle være ute.

Flere som deler på oppgavene?
Kanskje en person fakturerer, en annen fører regnskapet, og en tredje person skal ha tilgang for å analysere regnskap. Da vil Dropbox være en flott løsning. Løsningen er gratis for inntil 2 GB, noe som holder mer enn nok for de aller fleste Matrix-installasjoner.

Unngå feilkildene
Dropbox leter hele tiden etter nyeste versjon av de filene som ligger på de Dropbox-installerte datamaskinene. I dette så ligger det en risiko for feil. Eksempelvis, hvis man er frakoblet internett og går inn i Matrix for å skrive en faktura, så vil fakturaen bli borte dersom en annen bruker har skrevet faktura mens han har vært koblet til internett. Budskapet er derfor enkelt: Skal man bruke Matrix via Dropbox, bør man være tilkoblet internett.

Synkronisering av filene mellom Dropbox.com og datamaskinen kan ta noe tid, avhengig av både linjehastighet og ikke minst hvor mye data som skal synkroniseres. Dersom man nettopp har startet PC-en, og det er gjort endringer i Dropbox-mappen på de andre datamaskinene, viser Dropbox-ikonet nederst til høyre på skjermen at Dropbox synkroniserer. Mens Dropbox synkroniserer, så er det en mulighet for at du som akkurat har startet Matrix, overskriver dataene fra den andre datamaskinen, allerede før dataene er blitt synkronisert. Dermed kan du risikere å miste det som er blitt gjort på den andre datamaskinen. Så dette budskapet er også enkelt: Sørg for at Dropbox er synkronisert før du starter Matrix. Når ikonet nederst til høyre på skjermen viser “Dropboxen” med en grønn hake, kan du gå inn i programmet.

Det finnes flere konkurrenter til Dropbox, og vi i Matrix har ikke oversikt over alle. Om du foretrekker norske leverandører, så kan du se nærmere på Jotta, som tilbyr 5GB gratis lagringsplass.

Matrix gir teknisk support innenfor vår programvare, og det gjør vi med glede. Men vi kan ikke bistå med å sette opp eller drifte synkroniskeringsløsninger.

Matrix krever ikke ekstra lisenser for at du skal kunne legge programmet i Dropbox og dele med andre. Løsningen er altså 100% gratis om du holder deg innenfor frigrensen på 2 GB.

Last ned Dropbox gratis ved å klikke her.

Alternativ 2) Minnepenn eller ekstern harddisk

Du kan installere Matrix direkte på en minnepenn eller en ekstern harddisk. Dermed kan du enkelt flytte med deg program og data fra datamaskin til datamaskin. Denne løsningen er den beste løsningen for deg som er i områder uten internettdekning. Men det er to farer som lurer. Du må for det første huske å gå ut av Matrix før du kobler fra enheten, hvis ikke risikerer du å miste arbeid du holder på med. Og for det andre må du huske å ta backup, fordi eksterne lagringsmedier kan lettere bli borte eller ødelagt. Heldigvis er det enkelt å ta backup i Matrix, det gjøres enklest fra Vedlikehold | Sikkerhetskopi | Ta kopi til disk.

Alternativ 3) Fjernstyring

Det finnes flere programmer som kan fjernstyre en datamaskin, også kalt remote access. Ved å installere fjernstyringsprogram på vertsmaskinen og la dette surre og gå tilkoblet internett, så kan denne PC-en nås fra hvilken som helst datamaskin hvor du logger deg på med et brukernavn og passord.

Den som fjernstyrer, kan se hele skjermen og navigere med mus og tastatur som om man sitter på den lokale PC-en. Stort sett kan man gjøre alle operasjoner unntatt programoppdateringer. Du kan bruke nær sagt alle typer operativsystemer og maskinvare. Operativsystemer fra Windows, Mac, Linux og Android blir støttet av alle de store leverandørene. Fjernstyringen kan gjøres fra datamaskiner, nettbrett og smarttelefoner.

Vi har brukt både GoToMyPC og LogMeIni lang tid, og spesielt erfaringen med GoToMyPC er god. I skrivende stund koster GoToMyPC 7,99 euro pr måned. Dette er vel anvendte penger. Med GoToMyPC finner programmet umiddelbart standardskriveren på den fjernstyrende enheten, og bildekvalitet og hastighet på skjermoppdateringene skjer uten nevneverdig forsinkelse. Det samme kan ikke sies om konkurrenten LogMeIn.

Til LogMeIn sin fordel, så har de en gratisversjon. Da har man ikke tilgang til standardskriveren for den fjernstyrende enheten. Vi har installert Logmein Ignition for Android (se video nedenfor). Ignition koster snaut 200 kroner og gir deg full tilgang til PC-en din via telefonen. Den anbefaler vi. LogMeIn er ellers preget av langsommere oppdatering av skjermbildet og en dårligere løsning for dem som har toskjermsløsning enn hva GoToMyPC har.

Hvis du ønsker en fjernstyringsløsning, så vil vi anbefale deg likevel å installere både GoToMyPC og gratisversjonen av LogMeIn. Dermed har du to muligheter i tilfelle en av programmene ikke virker, som man en sjelden gang kan oppleve.

Teamviewer er en anerkjent leverandør av slike tjenester, men dette har vi ikke utforsket nærmere. (Har du prøvd Teamviewer til dette, og kanskje du vil gi oss en tilbakemelding?)

Fjernstyring av PC fra Mac og alle andre enheter
De leverandørene vi har sett på leverer egne versjoner av fjernstyringsprogrammene for Windows, Mac, iPad, iPhone og Android. Du kan dermed bruke nær sagt alle typer datamaskiner, nettbrett og smarttelefoner for å styre din PC. Men merk deg at det kan by på litt ekstra utfordringer knyttet til konfigurering, og kanskje du må se bort fra å bruke skriveren til den fjernstyrende enheten.

 

 

Alternativ 4) Server

Om man sitter i et kontorfellesskap og vil dele tilgangen til Matrix, så kan man installere Matrix på en server. Det tar litt lengre tid å starte programmet enn om det ligger lokalt, men dette er avhengig av hastigheten i nettverkent . Noen utfordringer kan oppstå med hensyn til brukerrettigheter, men når dette er løst er det strak vei.

Matrix kan gjerne kjøres på en ASP-løsning. ASP innebærer at man overlater ansvaret for drifting av hele eller deler av bedriftens IKT-løsning til en ASP-tilbyder. Da ligger både programvare og driftsmiljø hos tilbyderen, og man logger seg på via internett for å få tilgang til programmer og data.

Oppsummering

“Alle” er tjent med installering av Matrix i Dropbox, fordi du da får en backupløsning helt gratis. Dersom Dropbox skal brukes til synkronisering mellom PC-er, må brukerne være bevisst på at man er pålogget internett og at dataene er synkronisert før man starter Matrix. Når man er nøye med dette, så er Dropbox en glimrende løsning for å dele Matrix. Dropbox er helt gratis i liten versjon.

Minnepenn er praktisk hvis man en gang i blant skal flytte over Matrix til en annen maskin, og spesielt hvis man ikke har internettdekning der man er.

GoToMyPC anbefales for fjernstyring av PC. Da har du ikke bare tilgang til Matrix, men også alle andre programmer som ligger på din datamaskin. Installer også LogMeIn Free, og gjerne også LogMeIn Ignition for aksess fra smarttelefoner og nettbrett.

Tradisjonell server fungerer bra hvis du har det, men dette er ofte en dyr løsning hvis du ikke har det fra før.

Helt til slutt, du kan godt si som Ole Brumm, “Ja takk, begge deler”. Løsningene vi har nevnt ovenfor kan med fordel kombineres slik at du selv finner din optimale løsning.

Se produktnyheter for Matrix her.